Вопрос о необходимости централизованного государственного хранения научно-технических документов возник в начале 60-х годов прошлого столетия.
Решающее значение имело постановление Совета Министров СССР от 21 марта 1964 г., в котором была поставлена задача планомерного и целенаправленного комплектования Государственного архивного фонда СССР научно-технической документацией, и, в связи с этим, организации Центрального государственного архива научно-технической документации СССР как основного ее хранилища.
Только через 10 лет, после выхода в свет этого постановления в нашей республике для решения проблемы обеспечения централизованного учета, хранения и использования научно-технической документации, отражающей наиболее ценные и новейшие достижения народного хозяйства, науки и техники постановлением Совета Министров Казахской ССР от 7 февраля 1974 г. № 50 был создан Центральный государственный архив научно-технической документации Казахской ССР (ЦГА НТД КазССР) Главного архивного управления при Совете Министров КазССР, который обеспечивал хранение и использование документации, образовавшейся в результате деятельности министерств, ведомств, промышленных объединений, научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических организаций, а также конструкторских бюро, лабораторий, кафедр университетов, высших учебных заведений и других учреждений.
Этапы становления
Процесс становления и дальнейшей работы архива был нелегким. Опыта работы с научно-технической документацией в республике на тот момент практически не было, отсутствовали профессионально подготовленные кадры архивистов. Именно поэтому в организационный период большое внимание уделялось подбору и расстановке кадрового состава, повышению их теоретической и производственной квалификации.
Штат ЦГА НТД насчитывал 23 сотрудника. Работу архива осуществляли 2 отдела: отдел ведомственных архивов, комплектования и экспертизы документов и отдел использования, учета и научно-справочного аппарата. Помимо этого была образована группа обеспечения сохранности документальных материалов.
Выявление учреждений-источников комплектования ЦГА НТД КазССР было проведено на втором этапе работы архива. Список источников комплектования архива включал в себя перечень организаций и учреждений, создающих научно-техническую документацию, которая по истечении сроков ведомственного хранения должна быть передана на государственное хранение в архив.
В 1974 году под руководством первого директора ЦГА НТД КазССР Олейниковой П. В.разработана первая структура архива и методика работы с научно-технической документацией.
Павлина Васильевна вспоминает: «Небольшой опыт работы с научно-технической документацией был. И мы приступили к работе. Сложность и объемность этой работы на первых порах нам была еще не известна, но когда мы вплотную подошли к организации этой работы, к изучению документации, мы почувствовали, как много надо работать. Ознакомившись с соответствующей литературой в библиотеках города и институтов, мы приступили к изучению научно-технической документации в основных учреждениях, то есть в институтах, филиалах и предприятиях, расположенных в г. Алма-Ате. Документы изучались на местах в технических архивах, помощь нам оказывали квалифицированные специалисты институтов. Решение вопроса проведения экспертизы ценности и отбора на государственное хранение этой категории документов в учреждениях назрело давно. Поэтому руководители институтов и специалисты видели в нас помощников и с удовольствием нам оказывали необходимую помощь»
На третьем этапе работы предполагалось перейти непосредственно к комплектованию архива научно-технической документацией. Но здесь архивисты столкнулись с новой проблемой: не были еще разработаны регламентирующие документы по работе с научно-технической документацией, не было необходимой практики работы с такими документами.
В марте 1974 г. в архиве была создана экспертно-проверочная комиссия и утвержден её состав. Именно этим специалистам выпала непростая миссия по рассмотрению и разработке научно-методических вопросов проведения экспертизы научной и практической ценности документов, комплектования архива, организации делопроизводства и управления документооборотом в учреждениях и на предприятиях, передающих свои документы на государственное хранение в ЦГА НТД КазССР.
В этом же году были разработаны и утверждены первые методические пособия, которые были необходимы в повседневной работе архива: «Методическое пособие для инспекторов по обследованию ведомственных архивов», «Пособие по составлению описи для коллекции «Тепловые сети городов Казахстана и республик Средней Азии», а также подготовлена «Схема систематизации проектно-изыскательской документации» для «Перечня объектов института «Казгипроводхоз».
Сотрудниками архива велась целенаправленная работа по организации отбора и приема научно-технической документации на государственное хранение. Были изучены учреждения и организации республиканского и союзного подчинения, находящиеся на территории Казахстана и создающие научно-техническую документацию, проведен анализ исторической и научно-практической значимости документов, создаваемых ими, установлены связи с ведомственными и техническими архивами, налажены контакты со специалистами в области науки и техники.
Государственное хранение и экспертиза
В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических организаций образовался большой массив научно-технической документации. В связи с этим проводилась работа по изучению состава и содержания документации специализированных институтов для принятия решения о включении их в список источников комплектования архива. Одним из основных условий комплектования государственного архива полноценными комплексами научно-технической документации являлось составление перечней проектов, подлежащих передаче на государственное хранение.
Комплектование архива научно-технической документацией началось в 1975 г. В него вошли научно-исследовательские институты строительного профиля, филиалы и отделения проектных и технологических институтов, конструкторских бюро.
Благодаря настойчивости сотрудников, которые стояли у истоков создания уникального архива научно-технической документации Шакеевой Сони Ахметовны, Радионовой Галины Пантелеевны, Волгуцковой Ирины Ивановны, Шалгановой Светланы Евгеньевны, Валиевой Рахимы Казихановны, Проводниковой Тамары Михайловны, к концу 1975 года в список основного учета было включено 95 учреждений, создающих НТД (52 из них – по городу), и на государственное хранение впервые в истории республики было принято 5 тыс. дел проектной документации.
Упорядочение научно-технической документации было достаточно сложным направлением в работе архива. Одна из причин – большой и разнообразный видовой состав НТД, диктующий соответствующие различные подходы в решении вопросов их упорядочения и подготовки к передаче на постоянное хранение. Эта работа проводилось в основном силами хозрасчетного подразделения ЦГА НТД КазССР.
В результате всего комплекса подготовительных работ за первые два года была проведена экспертиза ценности 70 тыс. дел, 10 тыс. из них были обработаны и переданы на государственное хранение. Одновременно проводился прием документов, относящихся к профилю ЦГА НТД, от государственных архивов.
Так, Центральный государственный архив Казахской ССР передал 10 фондов, 936 ед. хр. В 1975 г. были переданы документы из Государственного архива Оренбургской области по проектированию объектов Оренбургской железной дороги, проходившей по территории Казахстана.
Тогда же, в числе первых, были приняты на государственное хранение документы Среднеазиатского отделения Всесоюзного проектного института по проектированию курортов («Союзкурортпроект») Центрального Совета по управлению курортами профсоюзов, Алма-Атинского отделения Всесоюзного государственного проектного института по проектированию санитарно-технических устройств и установок («Сантехпроект») Госстроя СССР, Государственного научно-исследовательского и проектного института по обогащению руд цветных металлов («Казмеханобр») ГлавцветметНИИпроекта Министерства цветной металлургии СССР и некоторые другие.
Одними из первых организаций, передавших документы на государственное хранение в ЦГА НТД, являлись: Казахское отделение института «ВНИПИэнергопром», институты «Казмеханобр», «Граждансельпроект», «ГипроНИИхиммаш».
Институтом «Казгорстройпроект» были переданы первые комплексы документов по гражданскому строительству. В их числе здания гостиницы «Казахстан», Дома пионеров, Центрального универмага, Казахского драматического театра в г. Алма-Ате.
Институтом «Казгипроторг» переданы комплексы документов по проектированию и строительству Дворца бракосочетания, ресторана «Алма-Ата», магазина «Детский мир».
С приемом проектной документации осуществлялся прием управленческой документации, которая позволяет изучать историю фондообразователей и является источником информации, дополняющей научно-техническую документацию по различным аспектам. Это тематика научно-исследовательских работ и проектов, описание технического оборудования, технологических процессов и их внедрения, документы о научно-техническом сотрудничестве, участии во всесоюзных и международных выставках, конференциях и т.д. Способы воспроизведения документов были различны: машинописный текст, калька, светокопия, фотодокументы и др.
С приемом первых комплексов научно-технической документации встал вопрос об организации использования ее через читальный зал. Только за один 1975 год читальный зал архива посетили 40 исследователей, которым было выдано 830 графических листов. Внимание исследователей привлекала проектно-сметная документация институтов «ВНИПИэнергопром», «Казгорстройпроект», «Казгипроторг».
Экскурсии и экспонирование архивных документов на выставках стали еще одной эффективной формой использования архивных документов
Важнейшим вопросом, требующим своего решения, был вопрос повышения квалификации работников архива. Сотрудники архива направлялись в г. Москву на курсы повышения квалификации руководящих и научных сотрудников при Московском государственном историко-архивном институте. Повышая свой профессиональный уровень, они делились полученными знаниями с коллегами, проводили семинары-совещания, мастер-классы, организовывали курсы для специалистов подведомственных институтов по вопросам работы с научно-технической документацией.
Единые правила ведомственных архивов
С 1976 г. комплектование архива уже шло интенсивными шагами. За период с 1976 по 1980 гг. было принято на государственное хранение более 26 тыс. дел научно-технической и 6,5 тыс. дел управленческой документации.
В 1977 г. началась работа по выявлению уникальных и особо ценных документов. Из общего количества принятой на хранение научно-технической документации было выявлено 1 340 особо ценных дел.
Для ЦГА НТД на определенном этапе большое значение имело распоряжение Совета Министров Казахской ССР от 23 февраля 1979 г. о проведении Республиканского смотра постановки делопроизводства и архивов в вопросе создания Единых правил ведомственных архивов, один из пунктов которого обязывал учреждения, создающие научно-техническую документацию, решать вопрос о создании единых архивов.
С помощью работников государственных архивов было разработано положение о ведомственном архиве на основе «Примерного положения о Едином ведомственном архиве научно-исследовательского, конструкторского, технологического и проектного учреждения, организации, предприятия», подготовленного ЦГА НТД Казахской ССР.
В 1979 г. архив приступил к работе по сбору документов личного происхождения. На государственное хранение был принят первый личный фонд заслуженного архитектора Казахской ССР, академика Международной академии архитектуры стран Востока Космериди Спиридона Георгиевича, который всю свою жизнь посвятил строительству и архитектуре.
Микрофильмирование документа
В области организации хранения и обеспечения сохранности документов в архиве осуществлялись все необходимые мероприятия, направленные на создание оптимальных условий хранения документов. В период с 1974 по 1994 гг. архив имел лишь одно архивохранилище площадью 257 м2, протяженностью стеллажей 1 500 п.м.
В целях обеспечения физической сохранности научно-технической документации проводились соответствующие мероприятия: дезинфекция, обеспыливание, картонирование, реставрация, обеспечивался необходимый температурно-влажностный режим.
Одним из эффективных способов обеспечения сохранности уникальных архивных документов является микрофильмирование. С 1982 г. силами Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Казахской ССР было начато микрофильмирование документов для создания страхового фонда и фонда пользования копий особо ценных документов.
Важные маркеры
В эти годы велась интенсивная работа по созданию научно-справочного аппарата к документам, были составлены указатели к описям: предметно-тематический указатель на комплекс конструкторской документации «Машины и оборудование тракторного и сельскохозяйственного машиностроения» Казахского исследовательского института механизации и электрификации сельского хозяйства; географический указатель к «Коллекции тепловых сетей городов Казахстана и республик Средней Азии» Алма-Атинского отделения «ВНИПИэнергопром»; предметно-географический указатель к «Коллекции энергопоездов» на территории Средней Азии и Казахстана; тематический указатель на землеустроительную документацию Алма-Атинского отделения «Казгипрозем»; предметно-географический указатель на 4 тыс. дел в описях «Коллекции бассейнов» института «Казгипроводхоз»; межкомплексный объектный указатель к описям конструкторской и технологической документации (10 комплексов); межкомплексный, предметно-алфавитный указатель к описям проектно-сметной документации института «Казмеханобр»; предметный указатель к описям конструкторской и технологической документации по транспортному строительству в Казахстане «КазНИПИАТ» (10 комплексов). Издан предметный указатель к описям фонда Государственного института по проектированию г. Алма-Аты.
Научно-исследовательские темы
Поливидовой характер документов архива обусловил также создание системы каталогов: систематического, предметно-тематического и др. Работа по каталогизации управленческой документации и по усовершенствованию систематического и объектного каталога занимала значительное место в деятельности архива.
С первых лет своего существования архив принимал активное участие в научно-исследовательской и методической работе архивных учреждений. Если в 1974 г. основное внимание было направлено на разработку необходимых в текущей работе методических пособий, то уже в 1975 г. архив принял участие, как соразработчик, во Всесоюзной исследовательской теме «Экспертиза и отбор на государственное хранение изыскательской документации лесоустроительных, водно-мелиоративных и землеустроительных учреждений, организаций и предприятий». С 1975 по 1983 гг. архив под руководством ВНИИДАД, Главархива СССР и Главархива Казахской ССР принимал участие в разработке 8 научно-исследовательских тем.
Справочник-путеводитель
В 1986 г. с целью обобщения и распространения передового опыта, использования его для улучшения практической деятельности архивных учреждений в составе ЦГА НТД КазССР был создан Центр информации и обобщения практического опыта архивной службы, который в 1990 г. был реорганизован и перешел в состав Глав/архива КазССР.
Необходимость всестороннего использования документов ГАФ СССР в научных, народнохозяйственных и других целях поставило перед ЦГА НТД КазССР вопрос о создании справочника о составе и содержании хранящихся в архиве документов. С этой целью в 1988 г. была начата работа по подготовке путеводителя, представляющего собой систематизированный перечень архивных фондов с их краткими характеристиками.
Тематические подборки документов ЦГА НТД КазССР «Освоение целинных и залежных земель в Казахстане», «60 лет Казахской ССР», «40-летие Победы в Великой Отечественной войне» и другие широко использовались на радио и телевидении.
Постоянной формой использования документов являлось также инициативное информирование учреждений и организаций о составе научно-технической документации, находящейся на государственном хранении в архиве с помощью информационных писем. В результате этой работы значительно возрос спрос на документы, которые использовались при строительстве и реконструкции зданий и сооружений.
Методический центр
С целью внедрения в практику нормативно-методических документов сотрудниками архива проводились обучающие семинары для работников ведомственных делопроизводственных и архивных служб.
Являясь единственным республиканским учреждением, комплектующимся научно-технической документацией, архив продолжал осуществлять функции методического центра по работе с научно-технической документацией. Поскольку одной из отличительных черт специализированного архива является специфика ведения государственного учета по научно-исследовательской, конструкторской, технологической, проектно-сметной, патентно-лицензионной и управленческой документации, архивом были разработаны соответствующие методические рекомендации и рабочие инструкции.
На семинарах-совещаниях для своих коллег из государственных архивов областей республики и работников ведомственных архивов институтов сотрудники ЦГА НТД знакомили с новыми разработками, отбирали наиболее актуальные и проблемные темы, проводили практические занятия по научно-технической обработке документов и составлению перечней.
Документы архива широко использовались для решения научных, производственных и социально-правовых вопросов, а также в культурно-просветительских целях, и их востребованность росла с каждым годом. Интерес к архивным документам все активнее проявляли и зарубежные исследователи.
