Ғылыми-техникалық құжаттарды орталықтандырылған Мемлекеттік сақтау қажеттілігі туралы мәселе өткен ғасырдың 60-жылдарының басында туындады.
КСРО Министрлер Кеңесінің 1964 жылғы 21 наурыздағы Қаулысы шешуші мәнге ие болды, онда КСРО Мемлекеттік архив қорын ғылыми-техникалық құжаттамамен жоспарлы және мақсатты түрде толықтыру және осыған байланысты КСРО ғылыми-техникалық құжаттамасының орталық мемлекеттік архивын оның негізгі қоймасы ретінде ұйымдастыру міндеті қойылды.
Осы қаулы шыққаннан кейін 10 жыл өткен соң ғана Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің 1974 жылғы 7 ақпандағы № 50 қаулысымен елімізде халық шаруашылығының, ғылым мен техниканың аса құнды және жаңа жетістіктерін көрсететін ғылыми-техникалық құжаттаманы орталықтандырылған есепке алуды, сақтауды және пайдалануды қамтамасыз ету проблемасын шешу үшін министрліктер, ведомстволар, өнеркәсіптік бірлестіктер, ғылыми-зерттеу, жобалау-конструкторлық және технологиялық ұйымдар, сондай-ақ конструкторлық бюролар, зертханалар, университеттер кафедралары, жоғары оқу орындары және басқа да мекемелер қызметінің нәтижесінде пайда болған құжаттаманың сақталуын және пайдаланылуын қамтамасыз ететін ҚазКСР Министрлер Кеңесі жанындағы Бас архив басқармасының Қазақ КСР Ғылыми-техникалық құжаттамасының орталық мемлекеттік архиві (ҚазКСР ҒТҚ ОМА) құрылды,.
Қалыптасу кезеңдері
Архивтің қалыптасу және одан әрі жұмыс істеу процесі оңай болған жоқ. Ол кезде республикада ғылыми-техникалық құжаттамамен жұмыс тәжірибесі іс жүзінде болған жоқ, архивистердің кәсіби даярланған кадрлары болмады. Сондықтан ұйымдық кезеңде кадрлар құрамын таңдауға және орналастыруға, олардың теориялық және өндірістік біліктілігін арттыруға көп көңіл бөлінді.
ҒТҚ ОМА штатында 23 қызметкер болды. Архив жұмысын 2 бөлім жүзеге асырды: ведомстволық архивтар, құжаттарды жинақтау және сараптау бөлімі және пайдалану, есепке алу және ғылыми-анықтамалық аппарат бөлімі. Сонымен қатар, деректі материалдардың сақталуын қамтамасыз ету тобы құрылды.
Архив жұмысының екінші кезеңінде ҚазССР ҒТҚ ОМА жинақтау көздері – мекемелерді анықтау жүргізілді. Архивты жинақтау көздерінің тізіміне ведомстволық сақтау мерзімі өткеннен кейін архивқа мемлекеттік сақтауға берілуі тиіс ғылыми-техникалық құжаттаманы жасайтын ұйымдар мен мекемелердің тізбесі кірді.
1974 жылы ҚазКСР ҒТҚ ОМА бірінші директоры П.В. Олейникованың басшылығымен архивтің алғашқы құрылымы және ғылыми-техникалық құжаттамамен жұмыс істеу әдістемесі әзірленді.
Павлина Васильевна былай деп еске алады: «Ғылыми-техникалық құжаттамамен жұмыс істеу тәжірибесі аз болды. Біз жұмысқа кірістік. Алдымен бұл жұмыстың күрделілігі мен көлемі бізге әлі белгісіз болды, бірақ біз бұл жұмысты ұйымдастыруға, құжаттаманы зерттеуге жақындаған кезде біз қаншалықты жұмыс істеу керектігін сезіндік. Қала кітапханалары мен институттарындағы тиісті әдебиеттермен танысқаннан кейін біз негізгі мекемелерде, яғни Алматы қаласында орналасқан институттарда, филиалдарда және кәсіпорындарда ғылыми-техникалық құжаттаманы зерделеуге кірістік. Құжаттар жергілікті жерлерде техникалық архивтарда зерттелді, бізге институттардың білікті мамандары көмек көрсетті. Мекемелерде осы санаттағы құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оларды мемлекеттік сақтауға іріктеу мәселесін шешу әлдеқашан кешіктірілген. Сондықтан институт басшылары мен мамандар бізді көмекші ретінде көрді және бізге қажетті көмекті қуана көрсетті».
Жұмыстың үшінші кезеңінде архивты ғылыми-техникалық құжаттамамен толықтыруға тікелей көшу көзделді. Бірақ мұнда архившылар жаңа проблемаға тап болды: ғылыми-техникалық құжаттамамен жұмыс істеу үшін реттеуші құжаттар әлі әзірленбеген, мұндай құжаттармен жұмыс істеудің қажетті тәжірибесі болмаған.
1974 жылы наурызда архивте сараптамалық-тексеру комиссиясы құрылып, оның құрамы бекітілді. Дәл осы мамандарға құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығына сараптама жүргізудің ғылыми-әдістемелік мәселелерін қарау және әзірлеу, архивты жинақтау, іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру және өз құжаттарын ҚазКСР ҒТҚ ОМА-да мемлекеттік сақтауға беретін мекемелер мен кәсіпорындарда құжат айналымын басқару бойынша күрделі миссия түсті.
Осы жылы архивтің күнделікті жұмысында қажетті алғашқы әдістемелік құралдар әзірленіп, бекітілді: «Ведомстволық архивтерді тексеру жөніндегі инспекторларға арналған әдістемелік құрал», «Қазақстан қалалары мен Орта Азия республикаларының жылу желілері» жинағына тізімдеме жасау жөніндегі құрал», сондай-ақ «Қазгипроводхоз» институты объектілерінің тізбесі» үшін «Жобалау-іздестіру құжаттамасын жүйелеу схемасы»дайындалды.
Архив қызметкерлері мемлекеттік сақтауға ғылыми-техникалық құжаттаманы іріктеу мен қабылдауды ұйымдастыру бойынша мақсатты жұмыс жүргізді. Қазақстан аумағында орналасқан және ғылыми-техникалық құжаттаманы жасайтын республикалық және одақтық бағыныстағы мекемелер мен ұйымдар зерделенді, олар жасаған құжаттардың тарихи және ғылыми-практикалық маңыздылығына талдау жүргізілді, ведомстволық және техникалық архивтармен байланыс орнатылды, ғылым және техника саласындағы мамандармен байланыс орнатылды.
Мемлекеттік сақтау және сараптама
Ғылыми-зерттеу, жобалау, конструкторлық және технологиялық ұйымдардың қызметі барысында ғылыми-техникалық құжаттаманың үлкен массиві қалыптасты. Осыған байланысты архивті жинақтау көздерінің тізіміне енгізу туралы шешім қабылдау үшін мамандандырылған институттардың құжаттамасының құрамы мен мазмұнын зерделеу бойынша жұмыс жүргізілді. Мемлекеттік архивті ғылыми-техникалық құжаттаманың толыққанды кешендерімен толықтырудың негізгі шарттарының бірі мемлекеттік сақтауға беруге жататын жобалардың тізбесін жасау.
Архивті ғылыми-техникалық құжаттамамен толықтыру 1975 жылы басталды, оған құрылыс профиліндегі ғылыми-зерттеу институттары, жобалау және технологиялық институттардың филиалдары мен бөлімшелері, конструкторлық бюролар кірді.
Шакеева Соня Ахметовна, Радионова Галина Пантелеевна, Волгуцкова Ирина Ивановна, Шалғанова Светлана Евгеньевна, Валиева Рахима Казихановна, жолсерік Тамара Михайловна ғылыми-техникалық құжаттаманың бірегей архивын құрудың бастауында тұрған қызметкерлердің табандылығының арқасында 1975 жылдың соңына қарай негізгі есепке алу тізіміне 95 мекеме енгізілді ҒТҚ ОМА (оның 52-сі қала бойынша) мемлекеттік сақтауға алғаш рет республика тарихында 5 мың іс жобалық құжаттама қабылданды.
Ғылыми-техникалық құжаттаманы ретке келтіру архив жұмысында өте күрделі бағыт болды. Себептердің бірі - ҒТҚ ОМА-ның үлкен және әр түрлі түрлік құрамы, оларды ретке келтіру және оларды тұрақты сақтауға беруге дайындау мәселелерін шешуде әр түрлі тәсілдерді белгілейді. Бұл жұмыс негізінен ҚазССР ҒТҚ ОМА шаруашылық есеп бөлімшесінің күшімен жүргізілді.
Дайындық жұмыстарының барлық кешенінің нәтижесінде алғашқы екі жылда 70 мың істің құндылығына сараптама жүргізілді, оның 10 мыңы өңделіп, мемлекеттік сақтауға берілді. Бір мезгілде мемлекеттік архивтардан ҒТҚ ОМО бейініне қатысты құжаттарды қабылдау жүргізілді.
Мәселен, Қазақ КСР Орталық мемлекеттік архиві 10 қорды, 936 бірлік тапсырды. 1975 жылы Орынбор облысының мемлекеттік архивынан Қазақстан аумағы арқылы өтетін Орынбор темір жолының нысандарын жобалау бойынша құжаттар тапсырылды.
Сонымен қатар, алғашқылардың қатарында КСРО Мемстройының санитарлық-техникалық құрылғылары мен қондырғыларын жобалау жөніндегі Бүкілодақтық мемлекеттік жобалау институтының («Сантехпроект»), Кәсіподақтар курорттарын басқару жөніндегі орталық кеңесінің, («Союзкурортпроект») курорттарды жобалау жөніндегі Бүкілодақтық жобалау институтының Орта Азия бөлімшесінің, Түсті металдар кендерін байыту жөніндегі мемлекеттік ғылыми-зерттеу және жобалау институты ("Қазмеханобр"), КСРО Түсті металлургия Министрлігінің ГлавцветметНИИжобасы Алматы бөлімшесінің құжаттары және басқалары мемлекеттік сақтауға қабылданды.
ҒТҚ ОМА-да құжаттарды мемлекеттік сақтауға берген алғашқы ұйымдардың бірі: «ВНИПИэнергопром» институтының Қазақ бөлімшесі, «Қазмеханобр», «Азаматселпроект», «ГипроНИИхиммаш» институттары.
«Қазгорстройпроект» институты азаматтық құрылыс бойынша алғашқы құжаттар кешенін тапсырды. Олардың қатарында «Қазақстан» қонақ үйінің, Пионерлер үйінің, орталық әмбебап дүкеннің, Алматы қаласындағы Қазақ драма театрының ғимараттары бар.
«Қазгипроторг» институты неке сарайын, «Алма-Ата» мейрамханасын, «Балалар әлемі» дүкенін жобалау және салу бойынша құжаттар кешенін тапсырды.
Жобалық құжаттаманы қабылдаумен қор құрушылардың тарихын зерттеуге мүмкіндік беретін және әртүрлі аспектілер бойынша ғылыми-техникалық құжаттаманы толықтыратын ақпарат көзі - басқару құжаттамасы қабылданды. Бұл ғылыми-зерттеу жұмыстары мен жобалардың тақырыбы, техникалық жабдықтардың сипаттамасы, технологиялық процестер және оларды енгізу, ғылыми-техникалық ынтымақтастық туралы құжаттар, бүкілодақтық және халықаралық көрмелерге, конференцияларға қатысу және т. б. құжаттарды жаңғырту тәсілдері әртүрлі болды: машинкамен басылған мәтін, калька, жарық көшірмесі, фотоқұжаттар және т.б.
Ғылыми-техникалық құжаттаманың алғашқы кешендерін қабылдаумен оны оқу залы арқылы пайдалануды ұйымдастыру мәселесі туындады. 1975 жылдың өзінде архивтың оқу залына 830 графикалық парақ берілген 40 зерттеуші келді. Зерттеушілердің назарын «ВНИПИэнергопром», «Казгорстройпроект», «Казгипроторг» институттарының жобалау-сметалық құжаттамасы аударды.
Архив құжаттарын көрмелерде көрсету архив құжаттарын пайдаланудың тағы бір тиімді нысаны болды.
Өз шешімін талап ететін маңызды мәселе архив қызметкерлерінің біліктілігін арттыру мәселесі болды. Архив қызметкерлері Мәскеу мемлекеттік тарихи-архив институты жанындағы басшы және ғылыми қызметкерлердің біліктілігін арттыру курстарына жіберілді. Кәсіби деңгейін арттыра отырып, олар алған білімдерін әріптестерімен бөлісті, семинар-кеңестер, шеберлік сыныптарын өткізді, ғылыми-техникалық құжаттамамен жұмыс мәселелері бойынша ведомстволық бағынысты институттардың мамандары үшін курстар ұйымдастырды.
Ведомстволық архивтердің бірыңғай ережесі
1976 жылдан бастап Архивті қалыптастыру қарқынды қадамдармен аяқталды. 1976-1980 жылдар аралығында 26 мыңнан астам ғылыми-техникалық және 6,5 мың басқарушылық құжаттама істері мемлекеттік сақтауға қабылданды.
1977 жылы бірегей және ерекше құнды құжаттарды анықтау жұмыстары басталды. Сақтауға қабылданған Ғылыми-техникалық құжаттаманың жалпы санынан 1 340 аса құнды іс анықталды.
ҒТҚ ОМА-да үшін белгілі бір кезеңде Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің 1979 жылғы 23 ақпандағы ведомстволық архивтардың бірыңғай қағидаларын құру мәселесінде іс жүргізу мен архивтарды қоюға Республикалық байқау өткізу туралы өкімі үлкен маңызға ие болды, оның тармақтарының бірі ғылыми-техникалық құжаттаманы құратын мекемелерді бірыңғай архивтар құру туралы мәселені шешуге міндеттеді.
Мемлекеттік архив қызметкерлерінің көмегімен Қазақ КСР ҒТҚ ОМА дайындаған «Ғылыми-зерттеу, конструкторлық, технологиялық және жобалау мекемесінің, ұйымның, кәсіпорынның бірыңғай ведомстволық архивы туралы үлгі ереже» негізінде ведомстволық архив туралы ереже әзірленді.
1979 жылы архив жеке текті құжаттарды жинауға кірісті. Қазақ КСР еңбек сіңірген сәулетшісі, Шығыс елдерінің халықаралық Сәулет академиясының академигі Космериди Спиридон Георгиевичтің бүкіл өмірін құрылыс пен сәулет өнеріне арнаған алғашқы жеке қоры мемлекеттік сақтауға қабылданды.
Құжатты микрофильмдеу
Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру және олардың сақталуын қамтамасыз ету саласында архивта құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайларын жасауға бағытталған барлық қажетті іс-шаралар жүзеге асырылды. 1974-1994 жылдар аралығында архивтің ауданы 257 м2 болатын, сөрелердің ұзындығы 1500 қ.м. болатын бір ғана архив қоймасы болған.
Ғылыми-техникалық құжаттаманың физикалық сақталуын қамтамасыз ету мақсатында тиісті іс-шаралар жүргізілді: дезинфекция, шаңсыздандыру, картондау, қалпына келтіру, қажетті температура мен ылғалдылық режимі қамтамасыз етілді.
Бірегей архив құжаттарын сақтауды қамтамасыз етудің тиімді тәсілдерінің бірі микрофильмдеу. 1982 жылдан бастап Қазақ КСР құжаттарын микрофильмдеу және реставрациялау орталық зертханасының күшімен сақтандыру қорын және аса құнды құжаттардың көшірмелерін пайдалану қорын құру үшін құжаттарды микрофильмдеу басталды.
Маңызды маркерлер
Осы жылдары құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құру бойынша қарқынды жұмыс жүргізілді, тізімдемелерге көрсеткіштер жасалды: Қазақ ауыл шаруашылығын механикаландыру және электрлендіру ғылыми-зерттеу институтының «Трактор және ауыл шаруашылығы машиналарын жасау машиналары мен жабдықтары» конструкторлық құжаттама кешеніне тақырыптық-тақырыптық көрсеткіш; «Қазақстан қалалары мен Орта Азия республикаларының жылу желілерінің коллекциясына» географиялық көрсеткіш, «ВНИПИэнергопром» Алматы бөлімшесінің; Орта Азия мен Қазақстан аумағындағы» энергопоездар коллекциясына» пәндік-географиялық көрсеткіш; «Қазгипрозем» Алматы бөлімшесінің жерге орналастыру құжаттамасына тақырыптық көрсеткіш; «Қазгипроводхоз» институтының «бассейндер коллекциясы» тізімдемесіндегі 4 мың істің пәндік-географиялық көрсеткіші; конструкторлық және технологиялық құжаттама тізімдемесіне (10 кешен) кешенаралық Объектілік көрсеткіш; «Қазмеханобр» институтының жобалау-сметалық құжаттамасының тізімдемелеріне кешенаралық, пәндік-алфавиттік көрсеткіш; Қазақстанда көлік құрылысы бойынша конструкторлық және технологиялық құжаттаманың «Қазнипиат» тізімдемесіне пәндік көрсеткіш (10 кешен), Алматы қаласын жобалау бойынша Мемлекеттік институт қорының тізімдемесіне пәндік көрсеткіш шығарылды.
Ғылыми-зерттеу тақырыптары
Архив құжаттарының поливидтік сипаты каталогтар жүйесін құруға да себеп болды: жүйелі, тақырыптық-тақырыптық және т.б. басқару құжаттамасын каталогтау және жүйелі және Объектілік каталогты жетілдіру жұмыстары архив қызметінде маңызды орын алды.
Архив өзінің алғашқы жылдарынан бастап архив мекемелерінің ғылыми-зерттеу және әдістемелік жұмыстарына белсенді қатысты. Егер 1974 жылы негізгі назар ағымдағы жұмыста қажетті әдістемелік құралдарды әзірлеуге бағытталған болса, 1975 жылы архив бірлесіп әзірлеуші ретінде «Орман орналастыру, су-мелиорация және жерге орналастыру мекемелерінің, ұйымдары мен кәсіпорындарының іздестіру құжаттамаларын мемлекеттік сақтауға сараптама және іріктеу» Бүкілодақтық зерттеу тақырыбына қатысты. 1975 жылдан 1983 жылға дейін Архив ВНИИДАД, КСРО Бас архиві және Қазақ КСР Бас архиві басшылығымен 8 ғылыми-зерттеу тақырыбын әзірлеуге қатысты.
Анықтамалық нұсқаулық
1986 жылы озық тәжірибені жалпылау және тарату, оны ҚазССР ҒТҚ ОМА құрамында архив мекемелерінің практикалық қызметін жақсарту үшін пайдалану мақсатында архив қызметінің практикалық тәжірибесін жинақтау және ақпарат орталығы құрылды, ол 1990 жылы қайта құрылып, ҚазССР архивы/тарауларының құрамына кірді.
КСРО ҒТҚ ОМА құжаттарын ғылыми, ұлттық шаруашылық және басқа мақсаттарда жан-жақты пайдалану қажеттілігі ҚазССР ҒТҚ ОМА архивта сақталған құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы анықтамалық жасау туралы мәселе туғызды. Осы мақсатта 1988 жылы қысқаша сипаттамалары бар архив қорларының жүйеленген тізімі болып табылатын нұсқаулықты дайындау жұмыстары басталды.
«Қазақстанда тың және тыңайған жерлерді игеру», "Қазақ КСР-нің 60 жылдығы», «Ұлы Отан соғысындағы Жеңістің 40 жылдығы» және т.б. ҚазКСР ҒТҚ ОМА құжаттарының тақырыптық таңдаулары радио мен теледидарда кеңінен қолданылды.
Құжаттарды пайдаланудың тұрақты нысаны сондай-ақ мекемелер мен ұйымдарды ақпараттық хаттардың көмегімен архивта мемлекеттік сақтаудағы ғылыми-техникалық құжаттаманың құрамы туралы бастамашылық ақпараттандыру. Осы жұмыстың нәтижесінде ғимараттар мен құрылыстарды салу және қайта құру кезінде пайдаланылған құжаттарға сұраныс айтарлықтай өсті.
Әдістемелік орталық
Нормативтік-әдістемелік құжаттарды практикаға енгізу мақсатында архив қызметкерлері ведомстволық іс жүргізу және архив қызметтерінің қызметкерлері үшін оқыту семинарларын өткізді.
Ғылыми-техникалық құжаттамамен жинақталатын жалғыз республикалық мекеме бола отырып, архив ғылыми-техникалық құжаттамамен жұмыс жөніндегі әдістемелік орталықтың функцияларын жүзеге асыруды жалғастырды. Мамандандырылған архивтің айрықша белгілерінің бірі ғылыми-зерттеу, конструкторлық, технологиялық, жобалау-сметалық, патенттік-лицензиялық және басқару құжаттамасы бойынша мемлекеттік есепке алуды жүргізу ерекшелігі болып табылатындықтан, архив тиісті әдістемелік ұсынымдар мен жұмыс нұсқаулықтарын әзірледі.
Семинар-кеңестерде республика облыстарының мемлекеттік архивтеріндегі өз әріптестері мен институттардың ведомстволық архивтерінің қызметкерлері үшін ҒТҚ ОМА қызметкерлері жаңа әзірлемелермен таныстырды, неғұрлым өзекті және проблемалық тақырыптарды таңдады, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу және тізбелерді жасау бойынша практикалық сабақтар өткізді.
Архив құжаттары ғылыми, өндірістік және әлеуметтік-құқықтық мәселелерді шешу үшін, сондай-ақ мәдени-ағартушылық мақсатта кеңінен қолданылды және олардың сұранысы жыл сайын артып келеді. Шетелдік зерттеушілер архивтық құжаттарға қызығушылық таныта бастады.
